Mitä on projektijohtaminen?

BrainStationin projektinhallinnan uraopas on tarkoitettu auttamaan sinua ottamaan ensimmäiset askeleet kohti tuottoisaa uraa projektinhallinnassa. Lue lisää saadaksesi yksityiskohtaisen yleiskatsauksen projektinhallintakentästä, projektin elinkaaresta ja erilaisista projektinhallinnan tyypeistä.

Ryhdy projektipäälliköksi

Keskustele oppimisneuvojan kanssa saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka käynnistysleirit ja kurssit voivat auttaa sinua tulemaan projektipäälliköksi.

Napsauttamalla Lähetä hyväksyt meidän Ehdot .

Lähetä

Ei voitu lähettää! Päivitetäänkö sivu ja yritetäänkö uudelleen?

Lue lisää tuotehallintakurssistamme

Kiitos!

Otamme pian yhteyttä.

Näytä tuotehallintakurssisivu

Projektinhallinta on prosessien, menetelmien, taitojen, tiedon ja kokemuksen soveltamista tiettyjen projektin tavoitteiden saavuttamiseksi, sellaisina kuin ne on määritelty projektin alussa. Projektinhallinnassa on lopulliset suoritukset rajallisella aikataululla ja budjetilla.

Miksi käytämme projektihallintaa?

Käytämme projektinhallintaa, koska hankkeet ovat usein monimutkaisia ​​ja niissä on mukana monia sidosryhmiä. Projektipäällikön johtaminen aloitetta ja kaikkien samalla linjalla on havaittu olevan ratkaisevan tärkeää hankkeen kokonaismenestyksen kannalta. Itse asiassa PMI havaitsi, että mitä tahansa projektinhallintamenetelmiä käyttävät organisaatiot pystyvät paremmin pysymään budjetissa ja noudattamaan aikataulua samalla, kun ne täyttävät laajuuden, laatustandardit ja odotetut hyödyt.

Et todellakaan voi yliarvioida, kuinka tärkeää hyvä projektisuunnittelu on. Liian usein organisaatiot yliarvioivat, kuinka nopeasti ne voivat saavuttaa suoritteita, aliarvioivat kustannukset tai molemmat. Toisin sanoen he asettuvat epäonnistumaan.

Kun vierelläsi on hyvä projektipäällikkö, sinulla on realistinen näkemys tavoitteista, budjeteista ja aikatauluista.

Projektinhallinta on vain hyvää liiketaloudellista järkeä. Vuonna 2018 PMI:n mukaan 9,9 prosenttia jokaisesta sijoitetusta dollarista meni hukkaan projektien heikon suorituskyvyn vuoksi. Tämä tarkoittaa, että jokaista sijoitettua miljardia dollaria kohden 99 miljoonaa dollaria meni hukkaan. Projektinhallinta vähentää projektin kustannuksia tehostamalla, vähentämällä riskejä ja optimoimalla resursseja. Vaikka huomioidaan projektipäällikön palkka, organisaatiot voivat voittaa paljon enemmän kuin hävitä.

Milloin käytämme projektihallintaa?

Käytämme projektinhallintaa aina, kun suunnittelemme, valvomme ja toteutamme minkä tahansa liiketoimintasuunnitelman, jolla on alku, loppu ja lopputulos.

Projektinhallinnan toteuttaminen koko organisaatiossa auttaa luomaan strategisen arvoketjun, joka antaa yrityksille etulyöntiaseman kilpailijoihinsa nähden erityisesti erittäin kilpailluilla aloilla ja markkinoilla. Yrityksille se, että projektit voidaan toimittaa ajallaan ja budjetin rajoissa, ratkaisee usein sen, saavatko ne seuraavan työpaikan vai tuleeko sen uusi tuote markkinoille.

Economist Intelligence Unitin tutkimuksen mukaan 90 prosenttia globaaleista johtajista piti projektinhallintamenetelmiä kriittisinä tai jonkin verran tärkeinä kykyjensä toteuttaa onnistuneita projekteja ja säilyttää kilpailukykynsä.

Konsulttijätti McKinsey & Co:n tekemä tutkimus osoitti, että lähes 60 prosenttia johtajista sanoi, että vahvan projektinhallinnan kurinalaisuuden rakentaminen on heidän yritystensä 3 tärkeintä tulevaisuuteen katsoessaan.

Projektinhallinta on erityisen tärkeää, kun resursseja, rahaa tai aikaa on vähän. Yli puolet Economist Intelligence Unit -raportin johtajista sanoi, että seuraavat projektinhallintakäytännöt ovat nousseet tärkeämmiksi taantuman alkamisen jälkeen.

Mikä on projekti?

Projekti on mitä tahansa, jolla on alku, loppu ja tulos. Projektinhallinta on siis menetelmä, jolla projektia suunnitellaan, seurataan, valvotaan ja lopulta raportoidaan.

Projektin hallinta

Projektin onnistunut johtaminen vaatii huolellista suunnittelua, työn tarkkaa seurantaa sen tekemisen aikana, projektinhallinnan työkalujen hyödyntämistä ja viisasta ajanhallintaa.

Ensinnäkin on tärkeää laatia projektisuunnitelma. Määrittele tavoitteet ja tavoitteet. Määrittele selkeästi projektin suorittamiseen tarvittavat tehtävät ja hahmota selkeästi jokaisen tiimin jäsenen vastuut ja määräajat. Yritä tässä vaiheessa ennakoida mahdollisia tiesulkuja projektisi valmistumiselle ajoissa ja harkita, kuinka voit voittaa ne. Luo realistinen aikajana jakamalla tehtävät vaiheisiin ja luomalla kullekin määräajat. Pyydä aina palautetta suunnitelmastasi – sisäänosto ennen projektin aloittamista on tärkeää.

Kun projekti on käynnissä, sinun tehtäväsi on kommunikoida jatkuvasti tiimin jäsenten kanssa, seurata heidän työtä ja edistymistä varmistaaksesi, että pysyt aikataulussa kunkin vaiheen osalta. Sinun on todennäköisesti oltava nopea jaloillesi tässä vaiheessa ja kääntyä aina, kun ongelma ilmenee. Käytä ohjelmistoja, kuten Basecamp, Trello ja Asana, tehtävien määrittämiseen, tehtäväluetteloiden kirjoittamiseen, tiedostojen jakamiseen, tärkeiden päivämäärien ajoittamiseen ja keskusteluihin tiimisi kanssa.

Se on tärkeää, koska sinun on opittava delegoimaan määräaikojen noudattaminen ja aikasi hallitseminen. Jos vietät liian paljon aikaa yksinkertaisiin tehtäviin, jotka muut tiimisi jäsenet voisivat suorittaa, eksyt rikkaruohoihin ja menetät näkemäsi sen, mikä on todella tärkeää: kokonaisuuden. Hyvät projektipäälliköt tietävät, kuinka saada eniten irti tiimeistään ja he luottavat siihen, että kollegat saavat työnsä tehtyä.

Mitkä ovat projektihallinnan viisi vaihetta?

1. Initiaatio

Aloitus on projektisi lähtökohta. Tällöin kehität ideaa ja kokoat projektiperuskirjan, asiakirjan, joka ilmaisee selkeästi ja ytimekkäästi, mitä projekti aikoo tuottaa ja miten aiot saavuttaa sen.

Tämän vaiheen lopussa pidät yleensä projektin aloituskokouksen, jossa tiimisi ja sidosryhmäsi sekä kaikki muut, joiden pitäisi olla mukana, kokoontuvat määrittelemään tavoitteet, prosessit, aikataulut ja viestintäketjun.

2. Suunnittelu

Seuraava vaihe on ratkaiseva, kun alat laatia etenemissuunnitelmaa siitä, kuinka aiot saada tämän projektin toimimaan. Paras tapa tehdä tämä on jakaa projekti pienempiin osiin. Luo tehtävälista ja työskentele jokaisen kappaleen kanssa ja tee realistinen arvio siitä, kuinka kauan kunkin suorittaminen kestää.

Tee riskinhallintasuunnitelma, jotta tiedät, kuinka tarkkailla ongelmia ja reagoida niihin nopeasti, sekä viestintäsuunnitelma, jotta tiedät, ketkä ihmiset tarvitsevat tietoa ja kuinka paljon tietoa he tarvitsevat.

Tästä prosessista saat projektisuunnitelmasi, joka on usein visualisoitu Gantt-kaaviossa, joka näyttää tehtävien järjestyksen ja tavat, joilla ne liittyvät toisiinsa. Tämä suunnitelma on kanssasi, kun ohjaat projektia sen loppuun asti.

3. Toteutus

Nyt varsinainen työ alkaa – suunnitelmalla ei ole paljon arvoa, ellet toteuta sitä kunnolla.

Toteutusvaiheessa projektipäälliköiden ja tiimin jäsenten on hallittava tehtäviään – tehtävälistat ja kanban-taulut ovat kaksi suosittua tapaa saavuttaa se. Ajan ja kustannusten hallinta tulee myös olemaan avainalueita, joihin on kiinnitettävä huomiota toteutusvaiheessa. Ja laadunhallinnassa on kyse sen varmistamisesta, että vaikka saavutatkin määräaikoja ja budjettia, et uhraa suoritteiden laatua matkan varrella.

Muita tämän vaiheen aikana huomioitavia alueita ovat muutosten hallinta – lähinnä sen varmistaminen, että hallitset laajuuden muutoksia projektin toteuttamisen aikana – kun taas hankintojen hallinta tarkoittaa, että ohjaat suhteita kaikkiin ulkopuolisiin toimittajiin, joiden resursseja tarvitset projekti.

4. Suorituskyky/seuranta

Valvonta kulkee käsi kädessä toteutusvaiheen kanssa. Sinun tulee seurata jatkuvasti projektisi kehittymistä joka kulmasta ja – parhaan kykysi mukaan – pitää aikataulusi ja budjettisi hallinnassa. Yksinkertaisemmin sanottuna: vertaat projektisi todellista suorituskykyä suunniteltuun suorituskykyyn verrattuna. Projektin valvontaan kuuluvat muun muassa projektistrategia, metodologia, laatu ja resurssit.

Raportointi vaikuttaa projektiisi kahdella tavalla: Projektipäälliköt voivat seurata edistymistä ja sidosryhmät saavat tietoja, jotka pitävät heidät ajan tasalla. Siellä on raportteja kaikesta tehtävien edistymisestä vaihteluun ja kustannuksiin, portfolion tilaan, työmäärään ja allokaatioon, kuluihin ja työaikalomakkeeseen. Kaikki raportit voidaan mukauttaa saadaksesi juuri haluamasi tiedot.

5. Projekti päättyy

Kun olet valmis luovuttamaan kaikki suoritukset oikeille osapuolille, olet päätösvaiheessa. Kun olet allekirjoittanut sidosryhmäsi ja asiakirjat on tarkistettu, sinulla pitäisi olla prosessi resurssien vapauttamiseksi – esimerkiksi sopimustyöntekijät tai vuokraamasi resurssit.

Seuraava askel on luoda post mortem. Silloin katsot valmiin projektin taakse ja alat arvioida sen hyviä ja huonoja puolia.

Ja muista juhlia tiimisi kanssa!

Mitkä ovat projektinhallinnan ydinkomponentit?

Liittäminen

Integraation hallinta on kokoelma prosesseja, joita tarvitaan varmistamaan projektin eri osien asianmukainen koordinointi. Integraation hallintaan sisältyy kompromissien tekeminen kilpailevien tavoitteiden ja vaihtoehtojen välillä sidosryhmien tarpeiden ja odotusten täyttämiseksi tai ylittämiseksi.

Laajuus

Jokainen laitevuokra, työntekijän palkka, työkaluhankinta tai mikä tahansa muu kulu on määriteltävä – onko se osa projektia vai ei? Projektin rajojen määrittäminen on yksi projektipäällikön tärkeimmistä tehtävistä, koska laajuuden määrittelyongelmat ovat suurin syy projektin vaikeuksiin, joten laajuuslausunto on kriittinen.

Laajuuslausuntojen tulee olla SMART: tarkkoja, mitattavissa, saavutettavissa, relevantteja ja aikasidottuja.

Aika

Projektit eivät kestä ikuisesti, joten aikataulusi on toinen tärkeä osa. Määräaikojen määrittelyyn osallistuu yleensä ulkoisia sidosryhmiä, joten projektin virstanpylväiden ja määräaikojen ilmoittaminen on tärkeää.

Microsoft Project on suosittu työkalu graafisen aikataulun kehittämiseen, ja rakentamisessa on myös monia toimialakohtaisia ​​projektinhallintaohjelmistotuotteita, kuten Primavera P6.

Kustannus

Koska nämä hankkeet ovat tilapäisiä, hyvin määritelty budjetti on ratkaisevan tärkeää. Lisäksi projektipäällikön tehtävänä on hallita budjettia aktiivisesti – hyvä projektipäällikkö ei koskaan päästä kustannuksia käsistä.

Laatu

Mitkä ovat projektisi laatustandardit? Sinulla pitäisi olla eritelty luettelo. Jokaisella toimialalla on vakiolaatuiset menestyskriteerit, jotka voidaan määritellä helposti. Nämä organisaatiot ovat loistavia lähteitä projektin laadun varmistamiseen.

Lisäksi laadunhallinnassa on useita näkökohtia. Sinun on määritettävä laatustandardit, luotava strategia näiden standardien täyttämiseksi tai ylittämiseksi (laadunvarmistus) ja lopulta mitattava laatu (laadunvalvonta).

Hankinta

Jos tarvitset ulkopuolisia tuotteita tai palveluita, tarvitset hankintasuunnitelman osana projektisuunnitelmaasi. Tämä osoittaa, kuinka hankit tarvitsemasi ulkopuoliset resurssit ja kuinka näiden resurssien laatua seurataan.

Yleensä kehität asiakirjan, jossa hahmotellaan urakoitsijan tehtävät työt (tätä asiakirjaa voidaan kutsua työselvitykseksi, toimeksiantoehdotukseksi, ehdotuspyynnöksi tai moniksi muuksi eri muunnelmaksi toimialan ja suoritettavan työn mukaan).

Et ehkä saa samaa laatutasoa ja huomiota yksityiskohtiin, kun olet tekemisissä ulkopuolisten toimittajien kanssa, joten asian tiimoilta pysyminen on tärkeä osa projektipäällikön työtä.

Henkilöstöhallinto

Hyvin vähän on tärkeämpää kuin tiimisi. Olitpa sitten kokoamassa tiimiä suuremmasta organisaatiosta tai menossa ulos palkkaamaan uusia työntekijöitä, loistavan tiimin kokoaminen on usein yksi projektipäällikön työn aikaa vievimmistä osista. Ei vain sitä, vaan heitä on koulutettava ja heidän tuottavuuttaan on hallittava – toinen pääministerin tehtävä.

Suunnitelmasi henkilöstöresurssien tulee kattaa resurssitarpeet (keitä ihmisiä tarvitset ja heidän työnkuvansa), projektitiimin hankinta (miten palkkaat kyseisen tiimin), koulutus ja kehitys (miten saat heidät valmiiksi), ja hallinta (miten varmistat, että ne toimivat tehokkaasti ja tehokkaasti).

Riskienhallinta

Loistava projektipäällikkö ei koskaan ylläty siitä, että jokin menee pieleen – he ovat valmiita siihen ja tietävät tarkalleen, miten vastata.

Riskirekisteri on luettelo suurimmista ja mahdollisesti vaikuttavimmista riskeistä projektin onnistuneelle loppuun saattamiselle. Kaikkia viimeisiä riskejä ei tietenkään voi tunnistaa, mutta riskin tärkeyttä voidaan mitata ottamalla huomioon sekä sen todennäköisyys että vaikutus.

Silloin kyse ei ole vain riskien ilmoittamisesta – vaan myös siitä, kuinka voit vastata niihin. Vastaussuunnitelmassa kerrotaan, kuinka reagoisit mahdolliseen riskiin ja kuka osallistuisi siihen.

Sidosryhmien hallinta

Tehokas ja strateginen kommunikointi sidosryhmien kanssa on projektipäälliköiden ehdottomasti osattava. Sinun on tiedettävä, milloin ottaa yhteyttä sidosryhmään mahdollisen ongelman vuoksi ja milloin ei. Sinun on myös oltava täysin tietoinen heidän odotuksistaan, ja sinun tehtäväsi on varmistaa, että nämä odotukset ovat linjassa suoritteiden kanssa, jotka aiot antaa heille.

Sillä ei ole väliä, kuinka onnistunut mielestäsi projekti on, jos sidosryhmäsi eivät ole siihen tyytyväisiä.

Mikä on projektin elinkaari?

Projektin elinkaari on täydellinen nelivaiheinen vaihesarja, jonka projekti kiertää, alkaen aloittamisesta loppuun asti. Tämän syklin yksityiskohdat perustuvat hankkeessa mukana olevan organisaation tarpeisiin ja projektin tyyppiin. Vaikka kaikilla projekteilla on selvä alku ja loppu, tarkat suoritukset, tavoitteet ja toiminnot voivat olla dramaattisesti erilaisia. Mutta elinkaari tarjoaa perusperustan toimille, jotka projektissa on suoritettava, riippumatta työstä, jota se koskee.

Normaalin elinkaaren neljä vaihetta ovat: aloitusvaihe (projektin alku); suunnitteluvaihe; toteutusvaihe; ja lopetusvaihe (sulkeminen).

Projektin elinkaari tarjoaa puitteet minkä tahansa projektin hallintaan. Projektinhallinnan johtajat ovat tehneet tutkimusta löytääkseen parhaan prosessin hankkeiden toteuttamiseen; he löysivät standardin projektin elinkaaren.

Projektien elinkaaret voivat vaihdella ennakoivista (suunnitelmalähtöisistä) lähestymistavoista mukautuviin (muutoslähtöisiin) lähestymistapoihin. Ennustavassa elinkaaressa yksityiskohdat hahmotellaan selkeästi projektin alussa ja laajuuden muutokset huomioidaan huolellisesti. Mukautuva elinkaaren aikana tuotoksia kehitetään useiden iteraatioiden aikana, yksityiskohdat määritellään projektin alussa ja kaikki laajuuden muutokset käsitellään huolellisesti. Mukautuvassa elinkaaressa tuotetta kehitetään useiden iteraatioiden aikana, ja yksityiskohtainen laajuus määritellään vasta iteroinnin alkaessa.

Miksi käytämme projektihallintaa?

Käytämme projektinhallintaa varmistaaksemme, että projektit saadaan päätökseen asianmukaisella budjetilla, aikataululla ja laatutasolla.

Projektinhallintainstituutin (PMI) mukaan organisaatiot, jotka eivät arvosta projektinhallintaa kunnolla, raportoivat keskimäärin 50 prosenttia enemmän projekteistaan, jotka epäonnistuvat suoraan. Koska projektit ovat yleensä monimutkaisia ​​ja niissä on paljon sidosryhmiä, projektipäällikkö ohjaa aloitteita, seuraa edistymistä ja pitää tiimin keskittyneenä oikeisiin tavoitteisiin ja tehtäviin.

Hyvä projektipäällikkö ymmärtää kokonaisuuden ja asettaa realistiset ja saavutettavissa olevat tavoitteet, budjetit ja aikataulut. Ilman huolellista hallintaa projekti voi nopeasti karkaa raiteilta ennen kuin se on edes alkanut.

Projektit epäonnistuvat selkeiden tavoitteiden puuttumisen vuoksi. Projektipäälliköt auttavat organisaatioita hiomaan prioriteettejaan ja pitämään ne keskittyneinä näihin tavoitteisiin koko projektin elinkaaren ajan.

Lisäksi ilman projektipäällikköä valvomassa projektisuunnitelmia ja tehtävien erittelyjä, monet tiimit jättävät huomiotta mahdolliset riskitekijät niiden ilmaantuessa. Tämä on toinen syy, miksi nämä projektit epäonnistuvat.

Lisäksi projektipäällikkö ei ainoastaan ​​seuraa tarkasti kustannuksia, vaan projektipäällikkö säästää organisaatioiden rahaa parantamalla tehokkuutta ja optimoimalla resursseja.

Mitkä ovat eri tyypit projektinhallinnasta?

Projektinhallinnan kolme tyyppiä ovat Waterfall-projektinhallinta, ketterä projektinhallinta ja Lean-projektinhallinta.

1. Vesiputousprojektin hallinta

Tämä perinteinen lähestymistapa jakaa työkuormasi sarjaan liittyviä tehtäviä, jotka sinun on suoritettava tiukassa järjestyksessä. Vastaavasti yksi vaihe ei ala ennen kuin olet suorittanut edellisen. Se on laajaan suunnitteluun perustuva lähestymistapa, jossa sinulla on alusta alkaen selkeä käsitys aikatauluista ja budjeteista. Tämä vaatii enemmän aikaa panostamista projektin alkuvaiheisiin, ja selkeyden etuna on, että se auttaa välttämään riskejä ja väärinkäytöksiä. Huono puoli? Sitä ei ole vielä mukautettu vastaamaan nykyaikaisen ohjelmistokehityksen tarpeita. Se on hyödyllisempää fyysisiä tuotteita valmistaville yrityksille.

2. Ketterä projektinhallinta

Ketterä on sarja periaatteita ja periaatteita, jotka sopivat parhaiten projekteihin, jotka kohtaavat erilaisia ​​muutoksia etenemisensä aikana. Se on ajattelutapa, joka perustuu lyhyisiin toimitussykleihin (kutsutaan sprinteiksi) ja työkulttuureihin, joilla on kyky ja kyky olla nopeita jaloillaan (siis nimi ketterä). Jos organisaatio tai tiimi ei jostain syystä pysty kääntymään nopeasti projektin aikana, ketterä prosessi ei todennäköisesti ole optimaalinen prosessi.

3. Lean projektinhallinta

Lean tukee korkealaatuisten tuotteiden luomista vähemmillä ihmisillä ja resursseilla lyhyemmässä ajassa. Hävikin poistamiseksi Lean keskittyy asiakasarvoon, pullonkaulojen poistamiseen ja toistuviin prosessien parantamiseen. Jos sinulla on pieni tiimi, joka toivoo saavuttavansa erinomaisia ​​tuloksia lyhyessä ajassa ilman valtavaa budjettia, tämä menetelmä voi auttaa. Lean auttaa myös yrityksiä sopeutumaan nopeasti jatkuviin muutoksiin kuluttajien toiveissa ja käyttäytymisessä.

Mitä on ketterä projektinhallinta?

Ketterä on projektinhallinnan filosofia ja käytäntö, joka kuvaa prosessia, jossa projekti kohtaa useita muutoksia elinkaarensa aikana ja projektin parissa työskentelevä tiimi reagoi ketterästi, mukautuvasti.

Lyhyitä toimitussyklejä (kutsutaan sprinteiksi) käyttävä Agile-prosessi on ihanteellinen työkulttuureille, jotka ovat kyllä, ketterät. Riskien ja mahdollisuuksien toteutuessa projektin aikana ketterä valmistaa tiimejä valmiiksi vaihtamaan tarvittaessa nopeasti suuntaa.

Agile keskittyy tiimiviestintään, sillä säännöllinen palaute voi muuttaa projektin kulkua. Sidosryhmät käyvät läpi jokaisen vaiheen ja suosittelevat muutoksia sen mukaisesti. Tämän järjestelmän avulla koko tiimi voi jakaa vastuun projektista omistamalla tiettyjä yksilöllisiä tai yhteistyötehtäviä. Kaikella tällä joustavuudella ei ole selkeästi piirrettyä ennalta määritettyä polkua, ja tämä tarkoittaa, että projektipäällikkö luovuttaa hieman kontrollia. Vaikka tavoitteet nimetään alusta alkaen, suoritteet ja tulokset voivat muuttua.